Як і де можна засвідчити вірність копії документів?

Необхідність засвідчення вірності копій документів досить часто виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли треба той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати.

Існує декілька способів засвідчення копій документів

• Нотаріальне засвідчення копії документа;
• Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
• Засвідчення копії документа фізичною особою.

Нотаріальне засвідчення копії документа

Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. У ст. 75 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них

• відповідність документа з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою.
• наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
• засвідчення вірності копії документа. Перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати цей документ і направити на експертизу на підставі своєї постанови (ст. 51 Закону України “Про нотаріат”). Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, організації, установи чи прокуратуру.

Вимоги до документа, що посвідчується. Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створює певні правові наслідки для громадянина.

Засвідчення копій з копій документів. У деяких випадках виникає необхідність засвідчення вірності копії з копії документа. Така дія вчиняється нотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа (ст. 76 Закону України «Про нотаріат»).

           Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади

Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Винятки: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.

Вимоги до засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади

На лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія». Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
• дати засвідчення копії

Напис про засвідченнякопії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

            Засвідчення копії документа фізичною особою

Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:

• відмітку «Згідно з оригіналом»;
• особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
• дату засвідчення копії.

Документи, копії з яких забороняється засвідчувати

• правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службовіпосвідчення тощо;
• документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
• правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;
• вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;
• документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
• трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.

Оформлення виписки з документа

Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов’язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо одне від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Для прикладу розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повинна містити повний текст першої сторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батьковівласника, року народження, освіти, професії, а вже потімвикладаєтьсязмістзапису, необхідногогромадянинові.

Розмір ставок державного мита

Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальнихдійкожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та стягуючи державне мито за кожну з них.

Згідно ст.3 декрету Кабінету Міністрів України “Про державнемито”, розмір державного мита, яке стягується державними нотаріусами, посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад становить:

Якщо Вам  або Вашим знайомим необхідна правова  консультація чи роз’яснення,  будь ласка, звертайтеся дистанційно до відділу «Білозерське бюро правової допомоги» Херсонського місцевого центру з надання БВПД.

Як отримати безоплатну правову допомогу в умовах карантинного режиму?

• Усні правові консультації та роз’яснення можна отримати, зателефонувавши за телефонами: (05547) 3-32-60; +38 068 364-86-28;
• Скайп: bilozerske
• Письмові консультації можна отримати:
• – написавши на електронну пошту відділу «Білозерське бюро правової допомоги» Херсонського місцевого центру з надання БВПД: bilozerske@legalaid.ks.ua
• – заповнивши бланк та залишивши його у скриньці звернень, у приміщенні відділу «Білозерське бюро правової допомоги» за адресою: смт. Білозерка, вулиця Свободи, 108.

Просимо утримуватися від відвідувань центрів/бюро правової допомоги на період карантину. Працівники системи БПД допоможуть Вам дистанційно!

Цілодобово функціонує єдиний телефонний номер системи безоплатної правової допомоги – 0 800 213 103. Дзвінки зі стаціонарних та мобільних телефонів в межах України безкоштовні.

Ще більше консультацій на інформаційному ресурсі WikiLegalAid, який можна знайти за посиланням wiki.legalaid.gov.ua.

Бережіть здоров’я, користуйтеся своїм правом на письмове звернення і отримання безоплатної правової допомоги письмово

Білозерське бюро правової допомоги